Ηλεκτρονική υπογραφή και υπηρεσίες εμπιστοσύνης: τι αλλαγές φέρνει ο νόμος 214/2024

Στην εποχή της ψηφιοποίησης, η παραδοσιακή γραφειοκρατία δίνει τη θέση της σε σύγχρονες λύσεις και η ηλεκτρονική υπογραφή γίνεται απαραίτητο στοιχείο για όλο και περισσότερους από εμάς. Είτε συζητάμε για το σύστημα ηλεκτρονικών τιμολογίων, είτε για την εξ αποστάσεως υπογραφή μιας σύμβασης, είτε για την υποβολή μιας ηλεκτρονικής αίτησης στις αρχές, το εργαλείο αυτό έχει γρήγορα μετατραπεί από ‘επιλογή’ σε ‘αναγκαιότητα’ σε πολλούς τομείς.

Στις 8 Ιουλίου 2024, η Επίσημη Εφημερίδα της Ρουμανίας δημοσίευσε τον νόμο αριθ. 214/2014 σχετικά με τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών, τη χρονοσήμανση και την παροχή υπηρεσιών εμπιστοσύνης βάσει αυτών (‘Νόμος περί ηλεκτρονικών υπογραφών’), ο οποίος θα αποτελέσει το νέο νομοθετικό πλαίσιο για τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών, τη χρονοσήμανση και την παροχή υπηρεσιών εμπιστοσύνης από τις 8 Οκτωβρίου 2024.

Γιατί ήταν αναγκαία αυτή η μεταρρύθμιση;

Ο νέος νόμος για την ηλεκτρονική υπογραφή αναμενόταν επί μακρόν, δεδομένου ότι στη Ρουμανία υπήρχε ένα παρωχημένο νομοθετικό πλαίσιο που δεν συμβαδίζει με την τεχνική πρόοδο στο θέμα αυτό (δηλ. ο νόμος αριθ. 455/2001 σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές και ο νόμος αριθ. 451/2004 σχετικά με τη χρονοσήμανση), το οποίο ήταν κατά καιρούς ασυνεπές και μη ευθυγραμμισμένο με τους κανόνες και τις αρχές που θέσπισε ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Ιουλίου 2014, σχετικά με την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης για ηλεκτρονικές συναλλαγές στην εσωτερική αγορά και την κατάργηση της οδηγίας 1999/93/ΕΚ (‘κανονισμός eIDAS’). Η προηγούμενη νομοθεσία σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές στη Ρουμανία παρουσίαζε διάφορες ελλείψεις που δημιουργούσαν σύγχυση στην πράξη, όπως η έλλειψη σαφήνειας στους κανονισμούς και διάφορες αποκλίσεις μεταξύ πρωτογενούς και δευτερογενούς νομοθεσίας.

Αν και οι αναγνωρισμένες ηλεκτρονικές υπογραφές αναγνωρίζονται και έχουν την ίδια αποδεικτική αξία με τις χειρόγραφες υπογραφές, στην πράξη, συχνά προτιμάται να υπογράφονται τα έγγραφα χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά και να αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε σε σαρωμένη μορφή (το χειρόγραφα υπογεγραμμένο έγγραφο) είτε σε ηλεκτρονική μορφή (το ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο), χωρίς να κοινοποιούνται τα πρωτότυπα των χειρόγραφα υπογεγραμμένων εγγράφων. Αυτή η πρακτική έχει εξαπλωθεί λόγω ευκολίας, αλλά είναι ζωτικής σημασίας να τονιστεί ότι μόνο το ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο έχει την αποδεικτική αξία της ιδιόχειρης υπογραφής, ενώ ούτε το εκτυπωμένο και στη συνέχεια σαρωμένο ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο ούτε το χειρόγραφα υπογεγραμμένο έγγραφο που σαρώθηκε αργότερα δεν έχει την ίδια νομική αξία με το πρωτότυπο. Στην πράξη, αν και πρόκειται για μειοψηφική άποψη, έχει εκφραστεί η άποψη ότι ένα έγγραφο με ηλεκτρονική υπογραφή (π.χ. αίτηση, αντίκρουση) που εκτυπώνεται από το προσωπικό του δικαστηρίου για να υποβληθεί στον φυσικό φάκελο του δικαστηρίου θα μπορούσε να θεωρηθεί ως ανυπόγραφο έγγραφο, ελλείψει αποδεικτικών στοιχείων που να αποδεικνύουν την ύπαρξη πιστοποιητικού προσόντων του υπογράφοντος το έγγραφο. Πιστεύουμε ότι η άποψη αυτή είναι τουλάχιστον συζητήσιμη (αν όχι ευθέως κρίσιμη). Αναφερόμενοι γενικά σε ηλεκτρονικά υπογεγραμμένα και εκτυπωμένα έγγραφα (όχι μόνο σε διαδικαστικά έγγραφα) ή σε εκτυπωμένα χειρόγραφα έγγραφα που σαρώθηκαν στη συνέχεια, θεωρούμε ότι πρόκειται για αντίγραφα που μπορούν να παράγουν πλήρη αποτελέσματα, εάν έχουν επισημανθεί ως προς τη συμφωνία με το πρωτότυπο- διαφορετικά, θα μπορούσαν να θεωρηθούν τουλάχιστον ως απαρχές γραπτών αποδεικτικών στοιχείων που μπορούν να συμπληρωθούν με άλλα αποδεικτικά στοιχεία για πλήρη αποδεικτικά αποτελέσματα, όπως ένα ηλεκτρονικό μέσο για την υποβολή του ηλεκτρονικά υπογεγραμμένου εγγράφου (στικάκι μνήμης κ.λπ.). Είναι σημαντικό τα μέρη να γνωρίζουν αυτούς τους περιορισμούς και να επιλέγουν επιλογές υπογραφής που εξασφαλίζουν την εγκυρότητα, την ασφάλεια και την ευκολία απόδειξης των συναλλαγών.

Από τις 8 Οκτωβρίου 2024, οι πολλαπλές κανονιστικές πράξεις σχετικά με το θέμα αυτό θα καταργηθούν και όλες οι ισχύουσες διατάξεις στον τομέα αυτό θα ενοποιηθούν σε μία ενιαία νομοθετική πράξη, η οποία θα δημιουργήσει ένα γενικό και προβλέψιμο νομικό πλαίσιο για τη χρήση κάθε τύπου ηλεκτρονικής υπογραφής – τον νόμο για την ηλεκτρονική υπογραφή.

Σημαντικές καινοτομίες και αλλαγές.

Ο νέος νόμος θεσπίζει κατευθυντήριες αρχές σχετικά με τα γενικά έννομα αποτελέσματα κάθε τύπου ηλεκτρονικής υπογραφής (ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και απλή ηλεκτρονική υπογραφή).

Πρώτον, ο νέος νόμος εξετάζει την έννοια της απλής ηλεκτρονικής υπογραφής, η οποία δεν ορίζεται στον κανονισμό eIDAS. Σύμφωνα με τον νόμο για την ηλεκτρονική υπογραφή, απλή ηλεκτρονική υπογραφή είναι η ηλεκτρονική υπογραφή της οποίας τα στοιχεία δεν πληρούν τουλάχιστον μία από τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις του κανονισμού eIDAS.

Μέχρι σήμερα υπήρχαν αμφιβολίες σχετικά με τα έννομα αποτελέσματα που παράγονται από ηλεκτρονικές υπογραφές που δεν πληρούν τις απαιτήσεις εμπιστοσύνης που προβλέπονται από τον κανονισμό eIDAS, ιδίως όσον αφορά τα έννομα αποτελέσματα έναντι τρίτων. Ωστόσο, τα πράγματα έχουν πλέον αποσαφηνιστεί: όλοι οι τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών παράγουν έννομα αποτελέσματα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία στο δικαστήριο. Πιστεύουμε ότι αυτή η νομοθετική καινοτομία είναι καλοδεχούμενη, ιδίως δεδομένου ότι τέτοιου είδους υπογραφές χρησιμοποιούνται συχνά στην πράξη.

Είδη ηλεκτρονικής υπογραφής και νομικά αποτελέσματα.

Όπως προβλέψαμε προηγουμένως, ο πρωταρχικός στόχος του νόμου για την ηλεκτρονική υπογραφή είναι η θέσπιση ενός γενικού και προβλέψιμου νομικού πλαισίου για τη χρήση κάθε τύπου ηλεκτρονικής υπογραφής (ειδική, προηγμένη και απλή) και η αποσαφήνιση των νομικών αποτελεσμάτων αυτών των τύπων υπογραφών ως εξής:

Η αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι ισοδύναμη με τις χειρόγραφες υπογραφές όσον αφορά τα παραγόμενα έννομα αποτελέσματα και το ηλεκτρονικό έγγραφο που υπογράφεται με αυτόν τον τύπο υπογραφής αντιμετωπίζεται ως έγγραφο ιδιωτικής υπογραφής (δεν υπάρχουν ουσιαστικές αλλαγές σε σύγκριση με τον νόμο αριθ. 455/2001 σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές, η οποία καταργήθηκε από τη νέα νομοθετική πράξη) – επιπλέον, εάν το ηλεκτρονικό έγγραφο εκδίδεται από δημόσια αρχή ή όργανο ή από πρόσωπο που ενεργεί στο πλαίσιο της δημόσιας εξουσίας του και υπογράφεται με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή ή φέρει ηλεκτρονική σφραγίδα, το έγγραφο αντιμετωπίζεται ως δημόσια πράξη (για παράδειγμα, έγγραφα που εκδίδονται ηλεκτρονικά από το Εμπορικό Μητρώο).

Η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή παράγει τα ίδια έννομα αποτελέσματα με έγγραφο που υπογράφεται με ιδιόχειρη υπογραφή, υπό αυστηρές προϋποθέσεις:

Παρουσιάζει στοιχεία γνησιότητας: το έγγραφο πρέπει να υπογράφεται με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή που έχει δημιουργηθεί με τη χρήση πιστοποιητικού που έχει εκδοθεί από αρχή ή δημόσιο φορέα στη Ρουμανία ή από αναγνωρισμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης.

Αναγνώριση του εγγράφου: το ηλεκτρονικό έγγραφο αναγνωρίζεται από το μέρος που αντιτάσσεται.

Συμφωνία των μερών: τα μέρη συμφωνούν ότι η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή θα έχει το ίδιο αποτέλεσμα με τη χειρόγραφη υπογραφή. Η συμφωνία αυτή πρέπει να περιλαμβάνεται σε ξεχωριστό έγγραφο που υπογράφεται με ιδιόχειρη υπογραφή ή αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Πρέπει να σημειωθεί ότι μια σημαντική εξαίρεση είναι ότι εάν και τα δύο μέρη είναι επαγγελματίες, η συμφωνία μπορεί να συμπεριληφθεί σε έγγραφο που υπογράφεται με προηγμένη υπογραφή.

Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή παράγει τα ίδια έννομα αποτελέσματα με ένα έγγραφο υπογεγραμμένο με ιδιόχειρη υπογραφή μόνο στις ακόλουθες περιπτώσεις:

Πράξεις χαμηλής αξίας: εφαρμόζεται στην περίπτωση περιουσιακών πράξεων με αξία μικρότερη από το μισό του ακαθάριστου κατώτατου μισθού στην οικονομία κατά τον χρόνο υπογραφής.

Η πράξη αναγνωρίζεται: το ηλεκτρονικό έγγραφο αναγνωρίζεται από τον διάδικο που αντιτάσσεται.

Οι διάδικοι συμφωνούν: οι διάδικοι που είναι κατ’ ανάγκη επαγγελματίες συμφωνούν ότι η απλή ηλεκτρονική υπογραφή θα έχει τα ίδια αποτελέσματα με την ιδιόχειρη υπογραφή. Συνεπώς, οι μη επαγγελματίες δεν επιτρέπεται να συμφωνήσουν να προσδώσουν άλλα έννομα αποτελέσματα σε μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή.

Η νέα νομοθεσία επιτρέπει την καλύτερη προσαρμογή στις εμπορικές σχέσεις Β2Β, διευκολύνοντας τις συμφωνίες μεταξύ των μερών σχετικά με τα νομικά αποτελέσματα των ηλεκτρονικών υπογραφών. Αν και ο νόμος διευρύνει τους τύπους υπογραφών που παράγουν έννομα αποτελέσματα, η χρήση τους εξακολουθεί να εξαρτάται από τη συμφωνία των μερών και την αμοιβαία αναγνώριση, καθιστώντας την εγκυρότητά τους εξαρτώμενη από τον αντισυμβαλλόμενο. Στο πλαίσιο αυτό, η ειδική υπογραφή αποτελεί την ασφαλέστερη επιλογή, παρέχοντας τις υψηλότερες εγγυήσεις ασφάλειας, με την εγκυρότητά της να μην εξαρτάται από την αναγνώριση του άλλου μέρους. Επί του παρόντος, υπάρχει περιορισμένος κατάλογος εξουσιοδοτημένων παρόχων στη Ρουμανία που προσφέρουν αυτό το είδος υπογραφής.

Μέσα σε άλλες νομοθετικές καινοτομίες που επέφερε ο νόμος για την ηλεκτρονική υπογραφή, βρίσκουμε ρυθμίσεις σχετικά με τα κλειστά ηλεκτρονικά συστήματα, τους όρους που ισχύουν για την παροχή υπηρεσιών εμπιστοσύνης και τις αρμοδιότητες των δημόσιων αρχών και φορέων στον τομέα της παροχής υπηρεσιών εμπιστοσύνης και της αναγνώρισης πιστοποιητικών που εκδίδονται από αλλοδαπούς παρόχους υπηρεσιών εμπιστοσύνης.

Συμπερασματικά, πιστεύουμε ότι η νέα νομοθετική πράξη αποτελεί σημαντικό βήμα για τον εκσυγχρονισμό και την απλούστευση των κανονισμών σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές και τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης στη Ρουμανία. Ευθυγραμμίζει την εθνική νομοθεσία με τα ευρωπαϊκά πρότυπα, εξασφαλίζοντας ένα ενιαίο και σαφές νομικό πλαίσιο για τη χρήση διαφόρων τύπων ηλεκτρονικών υπογραφών. Μέχρι στιγμής, παραμένει να δούμε πώς θα προσαρμοστεί το επιχειρηματικό περιβάλλον στους κανονισμούς αυτούς, αλλά αναμένεται ότι το πλαίσιο αυτό θα διευκολύνει τις ηλεκτρονικές συναλλαγές και θα αυξήσει την εμπιστοσύνη στις ψηφιακές υπηρεσίες.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της χρήσης ηλεκτρονικών υπογραφών.

Σε μια εποχή ταχείας ψηφιοποίησης, οι ηλεκτρονικές υπογραφές έχουν γίνει μια όλο και πιο δημοφιλής λύση για τη σύναψη συναλλαγών, ιδίως τώρα που η εξ αποστάσεως υπογραφή συναλλαγών έχει γίνει πιο συνηθισμένη, ιδίως σε διεθνείς διαδικασίες. Καθώς χρησιμοποιούμε ηλεκτρονικές υπογραφές, η σύναψη συμβάσεων έχει γίνει πολύ πιο απλή, επιτυγχάνεται με ένα μόνο κλικ, εξαλείφοντας έτσι την ανάγκη μεταφοράς πρωτότυπων εγγράφων με ταχυμεταφορές ή την ανάγκη να ταξιδεύουν οι υπογράφοντες για την υπογραφή.

Επιπλέον, οι πλατφόρμες ασφαλούς ηλεκτρονικής υπογραφής παρέχουν υψηλό επίπεδο ιχνηλασιμότητας, ενισχύοντας τη διαφάνεια της διαδικασίας, ενώ τα έγγραφα μπορούν να αποθηκεύονται ηλεκτρονικά χωρίς να καταλαμβάνουν φυσικό χώρο. Ωστόσο, υπάρχουν επίσης ορισμένα μειονεκτήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Τεχνικά ζητήματα μπορεί να καθυστερήσουν τη συλλογή υπογραφών ή την πρόσβαση σε έγγραφα, περιπλέκοντας τη διαδικασία συναλλαγής. Επιπλέον, η χρήση διαφορετικών πλατφορμών από τα μέρη μπορεί να οδηγήσει σε ζητήματα συμβατότητας ή αναγνώρισης όσον αφορά τις υπογραφές, υπογραμμίζοντας την ανάγκη να επαληθεύεται εκ των προτέρων η προέλευση των υπογραφών και η συμβατότητά τους.

Το άρθρο γράφτηκε από τις Monica Stătescu (εταίρος), Simona Ungureanu (ανώτερη συνεργάτης), Daria Olteanu (συνεργάτης).